En forespørsel om forslag er et dokument utstedt av et selskap, en ideell organisasjon eller et statlig organ som søker svar fra potensielle leverandører til de nevnte krav. Mens RFPer varierer i størrelse, omfang og form, de vanligvis dekker lignende emner. En RFP vil vanligvis fortelle leverandørene om den sponserende enheten, hva den ønsker å skaffe seg og legge ut vilkårene for utvelgelsen. En RFP ber vanligvis leverandørene å forklare hvorfor de er kvalifisert til å svare, hvordan de har til hensikt å oppnå målene som er beskrevet i forslaget og prisen de forventer å bli betalt.
Beskriv formålet og omfanget av RFP, inkludert varene, produktene eller tjenestene du vil anskaffe, og kvalifikasjonene du forventer at leverandøren skal eie. Dette vil gjøre det mulig for leverandørene å avgjøre om de er kvalifiserte og ønsker å svare. Ved å indikere at firmaet ditt trenger 10 000 blå widgets levert på tre måneder, søker organisasjonen din på et sted og utstyr for å forberede og servere 200 måltider daglig for eldre kunder, eller din byrå krever trening for å forbedre kundeservice, du kan lagre din egen og din leverandørens tid og krefter.
Skriv en beskrivelse av din bedrift, organisasjon eller byrå som gir potensielle leverandører nyttige data. Siden det vil koste tid og penger for de fleste leverandører til å svare på RFP, bidrar dette til å etablere et fremtidig arbeidsforhold. Forklar hva du har tenkt å oppnå med deres produkt eller tjeneste. Identifiser folket til hvem de burde rette sine spørsmål og korrespondanse.
Angi omfanget av arbeidet i full detalj, slik at leverandører kan lage nøyaktige fremskrivninger av arbeidskraft, materialer og andre kostnader.Oppgi dine forventede sluttdatoer slik at de kan utvikle en realistisk tidslinje. Beskriv forholdene du forventer at de skal møte, for eksempel arbeids-, miljø- og sikkerhetsstandarder. Angi ytelsesstandarder du trenger og hvordan du forventer å overvåke og evaluere deres innsats.
Oppgi planer, rapporter, produkter, tjenester og materialer som du forventer at de skal levere, og når du vil at de skal fullføres. Leverandører kan ha omstendigheter som hindrer at de leverer det du ber om når du forventer det. Forskjeller mellom dine forventninger og en leverandør er sannsynlig å bli diskutert under kontraktsforhandlinger. Noen RFP-er inkluderer en seksjon med standardelementer i den foreslåtte kontrakten, for eksempel kanselleringsklausuler og konfidensialitetsavtaler
Ta med i kriteriene du vil bruke til å evaluere svarene du mottar, samt hvordan og hvem som får prisen til den vinnende budgiveren. Dette er viktig for å unngå krav om favorittisme eller annen urettferdig praksis. Mange RFPer bruker et punktsystem, tildele poeng for ting som kostnad, arbeidsomfang, kvalifikasjoner og personell.
