Policyendringsbrev er vanskelige å skrive fordi endringen vanligvis ikke favoriserer klienten eller ansatt, selv om det er nødvendig. Policy-change bokstaver, som alle bokstaver som gir negative nyheter, krever nøye forberedelse og vurdering. Hvis du skriver brevet nøye, kan det forklare begrunnelsen for endringen og fortsatt beholde kundenes eller medarbeidernes goodwill.
Bruk firmaets brevpapir. Fordi dette brevet er en lovlig varsel om en endring i politikken, bør den se offisiell og formell.
Skriv inn full dato. Hopp over et linjeplass.
Skriv mottakerens navn, organisasjon og adresse. Hvis dette brevet er en masseutskifting til alle ansatte eller alle klienter, kan du enten utelate navnet og adressen eller bruke postfusjonen i ordbehandlingsprogrammet for å automatisk sette inn navn og adresse for hvert brev. Hopp over et annet linjeplass.
Skriv "Kjære Mr./Ms. (Navn)" etterfulgt av et kolon. Hvis dette er et massebrev, bruk en generell hilsen som "Kjære verdsatt kunde" eller "Kjære medarbeider" i stedet. Hopp over et annet linjeplass.
Begynn brevet ved å forklare det problemet som førte til policyendringen. Bruk noen fakta eller statistikker som vil bidra til å overbevise mottakeren. Alltid diskutere problemet først i en negativ melding - hvis mottakeren forstår problemet, vil hun være mer sannsynlig å godta løsningen.
Forklar policyendringen i spesifikt, klart språk. Forklar når den nye politikken vil tre i kraft, konsekvensene av ikke å følge retningslinjene, og eventuelle detaljer som arbeideren eller klienten må utføre endringen.
Takk klienten eller ansatt for hennes tid og samarbeid. Gi kontaktinformasjon for henne å bruke hvis hun har spørsmål om politikken.
Skriv "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjeplasser. Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv navnet ditt over ditt skrevet navn.
Lag en kopi av brevet til postene dine, og gi en annen kopi til din juridiske avdeling. Send originale bokstaver. Hvis policyendringen er viktig eller resultatet av en lovendring, send brevene med sertifisert post slik at du får oversikt over når hver mottaker mottok brevet.
Tips
-
Hold brevet kort og høflig. Ikke forklare negative nyheter, noe som kan skape utilsiktede smutthull i policyendringen.
