Konfidensiell informasjon er data som du vil beholde helt privat, enten av forretningsmessige eller personlige grunner. Hvis du sender konfidensiell informasjon til en annen part, er det en risikofylt handling. Du bør sikre den konfidensielle meldingen akkurat som du vil beskytte alt du mener har en høy verdi.
Vanlige scenarier
Bedrifter sender vanligvis konfidensiell informasjon til andre forretningsforbindelser eller kolleger om topphemlige prosjekter. Et eksempel er at hvis et selskap vurderer en fusjon med en annen, trenger å kommunisere den planlagte planen og ikke vil at konkurrentene skal vite ennå. Et annet vanlig scenario der en part må overføre konfidensiell informasjon, er hvis en filmforfatter ønsker å sende et utlevert skript til en regissør. En arbeidsgiver kan sende et konfidensielt arbeidstilbud til en kandidat, eller kandidaten kan be om å beholde sin søknad privat. I alle tre tilfeller er det lurt å skrive et fortrolighetsbrev som en preamble til vedlagte opplysninger.
Hvorfor et coverbrev?
Når du sender konfidensiell informasjon, enten via e-post eller e-post, risikerer du at det blir oppfanget av uautoriserte tredjeparter. Men selv om informasjonen når mottakeren på en trygg måte, risikerer du fortsatt uforsiktighet fra den tiltenkte mottaker når det gjelder å administrere informasjonen og holde den privat. Du kan minimere risikoen ved å komponere et følgebrev som styrker ønsket om fullstendig konfidensialitet.
Hva skal inkluderes
Et av de første elementene som skal inkluderes på et følgebrev, er etiketten "Konfidensielt" eller "Personlig og konfidensiell", trykt med fet skrift, bokstilt bokstav over toppen eller direkte over bokstavets kropp. Påminn mottakeren generelt om hva kommunikasjonen refererer til, for eksempel "diskusjonen vi nylig hadde angående prosjekt X." Uttrykk tydelig at alt innholdet i mottakeren er i ferd med å lese, skal holdes i fullstendig konfidensialitet - ingen parti bør se det, bortsett fra eksplisitt navngitte mottakere.
Andre hensyn
Før du sender et konfidensielt dokument til en annen part under visse omstendigheter, er det lurt å få personen til å gjennomgå og signere en nondisclosure-avtale (NDA) - spesielt hvis det er ekstremt konfidensielle data. NDA definerer hva som inngår når du henviser til konfidensiell informasjon, forpliktelsene til mottakeren og en bestemt tidslinje for å holde informasjonen privat. Bekreft nøkkelvilkårene for nondisclosure-avtalen din i brevbrevet. Du bør også inkludere en kopi av den signerte NDA direkte bak omslaget også.
