Fordi inventar er sammensatt av fysiske produktenheter som opptar enten hylleplass eller lagringsplass, kan det virke umulig å ha en negativ balanse i beholdningen. I lagerbeholdningen hvor beholdningen er nøye sporet ved hjelp av datasystemer og regnskapsmetoder, kan feil i prosessen faktisk føre til en negativ beholdningsbalanse. Disse problemene må korrigeres for lagerstyring for å fungere riktig, noe som innebærer å redusere den negative balansen til en enkelt årsak.
Lokasjonsproblemer
En negativ saldo som følge av en lokalitetsforskjell skyldes at et selskap ved et uhell sender eller registrerer produktet til feil lager eller butikk. Dette fører til at produktene forblir i ett lagringssted mens de sendes fra et annet lagringssted, da det i virkeligheten reverserte seg - men firmaoppføringer viser noe annet. Dette fører til et overskudd av registrerte produkter på ett sted og en negativ balanse i et annet område. Dette kan også skje når feil nummer registreres for overført beholdning.
Produksjonsproblemer
Produksjonsprosessen kan være svært komplisert når det gjelder opptak. Biprodukter, skrapmengder, batchnumre og produksjonsstatistikk må også ordnes riktig. En feil, dupliseringstransaksjon eller misforståelse av en faktura kan faktisk vise at mer beholdning burde vært produsert enn faktisk var, skape et spøkelseslager og en negativ balanse som er løst når feilen er funnet.
Timing problemer
Timing er en av de enkleste typene av negative beholdningsbalanser. Når en ny beholdning er bestilt, kan forsendelsen av beholdningen registreres som fullført før beholdningen er jevn ut av produksjon, noe som fører til en negativ saldo. Dette er resultatet av en forsinkelse i behandlingen, ikke en feil, og bør korrigeres med tiden.
Betraktninger for justeringer
Justering av inventar for å ta vare på negative balanser kan være vanskelig. Når det gjelder tidsbestemte problemer, vil justering av inventar faktisk skape et nytt problem når transaksjonene er fullført og inventarene plutselig er for høye. Justering av en stedbasert forskjell kan løse bokproblemet, men virksomheten må dobbeltsjekke for å se om produktene har blitt fysisk overført til de riktige stedene. I produksjon vil en justering ikke løse de organisatoriske feilene som oppsto feilberegningen i utgangspunktet.
