Forretningskorrespondansen stopper ikke når kontrakten er signert. Du kan ha flere flere anledninger for å diskutere saken gjennom brev. Hvis du for eksempel har en kontrakt med et universitet som en professor i opplæring, vil du motta flere flere korrespondanse som refererer til kontrakten din, for eksempel når fordelene dine begynner og mange andre saker du må ta opp når du begynner arbeid. Som veileder må du ofte skrive brev som citerer den opprinnelige kontrakten på en måte som vil minne arbeidstaker eller klient der han finner informasjonen.
Fortell mottakeren hva hun trenger å vite, og velg deretter hennes oppmerksomhet på kontrakten eller området i kontrakten som inneholder viktig informasjon. For eksempel, "Dine fordeler vil begynne to uker etter startdatoen, som angitt på linje 5a på side 2 i kontrakten din." Du trenger ikke en formell sitat stil som American Psychological Association (APA) stil for å sitere kontrakten; bare referer til relevant kontrakt og sidetal.
Vurder om du trenger å sitere deler av kontrakten i stedet for bare å referere til den. Hvis kontrakten er lang eller svært kompleks, bør du sitere den aktuelle delen og deretter forklare hvilket sidetal og seksjonsnummer informasjonen er plassert på.
Fortell mottakeren at du vil være glad for å gi en annen kopi av kontrakten for hans referanse hvis han har mistet sin kopi. Gi ham din kontaktinformasjon, for eksempel din e-postadresse eller telefonnummer hvis han har spørsmål eller ønsker å be om en ekstra kopi av kontrakten.
