Påminnelsesbokstaver er nyttige når du kontakter kunder som kanskje har glemt å betale en regning, samt å kontakte folk for å minne dem om en avtale eller et arrangement. For de klientene som bruker e-post ofte, kan du sende en påminnelses-epost, noe som er en veldig praktisk måte å nå dem raskt på. Online bokstaver krever detaljert oppmerksomhet på hvert ord for å sikre at brevet ditt ikke høres aggressivt eller uhøflig, og riktig grammatikk er et must.
Kontroller nøyaktigheten av informasjonen du vil minne om personen om. Hvis du sender ut en samlingspåminnelse med unøyaktig informasjon, vil det forvirre og muligens angre en klient. Avtale og hendelsespåminnelser bør også inkludere nøyaktig informasjon for å sikre at enkeltpersoner vil gjøre avtalen eller delta i den hendelsen når de blir bedt om det.
Bekreft muligheten for at informasjonen din er feil eller kunden allerede har sendt inn betaling. En uttalelse som viser at du bare kan se dine egne poster, og at du ikke har noen annen informasjon som du kan henvise til, kan hjelpe personen som leser brevet, å forstå målet ditt fra ditt perspektiv. Bekreftende om partiet nylig har sendt en betaling, og denne betalingen ikke reflekteres i brevet, vil bremse et sint svar fra mottakeren til påminnelsesbrevet.
Vær høflig og behandle klienten som du vil bli behandlet, hvis du ble sendt et påminnelsesbrev. Oversikter, feilberegninger og formildende omstendigheter skjer i alles liv. Altfor uhøflig eller respektløs kommentar i et økonomisk påminnelsesbrev vil ikke bidra til å få pengene fra personen du sender brevet til. I stedet behold brevet nøyaktig og diskuter kun kontoens spesifikke forhold på en høflig måte - unngå uhøflige eller sårbare kommentarer.
Inkluder opprinnelig faktureringsinformasjon når du sender et påminnelsesbrev som ber om betaling. Mange kunder vil be om å se den opprinnelige fakturering hvis de har glemt hva denne kontoen gjelder for. For å spare tid, ta med den opprinnelige fakturering i påminnelsesbrevet til klienten. Den opprinnelige faktureringsinformasjonen kan være en kobling til kundens konto online når du sender et påminnelsesbrev via e-post.
Be om et svar. Å be om et svar fra klienten kan inkludere å be om betaling av betaling, en returanrop, et e-postrespons eller utfylling av riktig kontaktinformasjon og returnering til deg. Ved å be om et svar fra klienten, på en høflig måte, er du mer tilbøyelig til å åpne klienten for å diskutere kontoen og få betaling fra kunden.
Gi kontaktinformasjon til deg. Sørg for at du har all din kontaktinformasjon på påminnelses-e-posten. En fysisk adresse eller postadresse kan ikke være nok; inkludere e-post, nettside, telefon og faksnummer for å gi kunden så mange måter å nå deg som mulig.
