Hvis du er bedriftseier, er det viktig å holde en oppdatert liste over beholdningen din. Varebeholdninger betraktes som forretningsmessige eiendeler, og bør oppføres som slike i dine økonomiske poster. Du trenger også denne informasjonen for å beregne nøyaktig hvor mye forsikring du trenger i tilfelle tyveri, brann, flom eller annen hendelse som kan påvirke beholdningen din. Hvis det oppstår en hendelse, vil listen over beholdninger hjelpe deg når du legger inn en forsikringskrav.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
programvare
Bestem hvilken type dataprogramvare du vil bruke til å registrere og oppdatere lagerbeholdningen. Mange selskaper bruker et Excel-regneark for å liste opp sine varelager.
Skriv inn informasjon som en beskrivelse av hvert element; antall varer; serienummer på utstyr; navnet på produsenten kjøpesum; og kjøpsdato. Hver type virksomhet vil ha forskjellige ting å inkludere. Et advokatkontor kan bare ha kontorutstyr; Et byggefirma kunne ha bull bulldozere, lastebiler, tilhengere og verktøy; en matbutikk kan ha kasseapparater, hyller, kjøleskap, frysere og matvarer de selger. En stor butikk eller et firma kan måtte oppbevare vareartikler daglig. et lite kontor trenger bare å lagre utstyr en gang i året. Ikke alt må være oppfinnet. Kontorutstyr som papir, penner og papirclips behøver ikke å være oppfinde (med mindre du har en kontorforretning). Som en generell regel bør du oppbevare alt du vil inkludere på en forsikringsrapport.
Inkluder skannede kopier av kvitteringer fra det opprinnelige kjøpet i datamaskinoppføringene dine.
Inkluder skannede eller digitale kopier av bilder av beholdningen i datamaskinoppføringene dine. Ta for eksempel bilder av datamaskiner, kopimaskiner, biler, lastebiler, smykker (hvis du eier en smykkerbutikk), maskiner etc.
Lagre datapostene dine på et sikkert sted der et passord vil være nødvendig for å få tilgang. Bare oppgi passordet til de du stoler på med denne informasjonen.
Sørg for at du har et antall kopier av beholdningen din holdt utenfor stedet på et sikkert sted. Gi en elektronisk kopi av varelageret til din advokat, regnskapsfører og forsikringsagent.
Vurder å få en safe i banken din der du kan beholde trykte og elektroniske kopier av lageret ditt.
