Prosjektledelsesrapporter gir en oppdateringsoppdatering på et bestemt prosjekt. De er generelt skrevet på prosjektmiljøer, men kan bli forespurt av klienten eller en veileder når som helst. Prosjektledelsesrapporter er viktige fordi de tillater prosjektleder å vurdere fremdriften ved å sammenligne den med den opprinnelige planen. Dette gjør at lederen kan kommunisere og forklare eventuelle endringer, forsinkelser, problemer og positiver til alle interessenter. Prosjektledelsesrapporter behøver ikke være langvarige, men bør ta opp alle aspekter av prosjektet.
Oppgi prosjektets identifikasjonsinformasjon: prosjektets navn, prosjektnummer (hvis det er en), kundens navn, kontaktpersoner dersom kunden er en bedrift eller en organisasjon, prosjektets startdato og adressen til prosjektet blir utført, hvis det er aktuelt. Oppgi også navnet på prosjektlederen (PM), navnet på personen som skriver rapporten hvis forfatteren er noen annen enn PM, og datoen der rapporten blir skrevet.
Oppgi navnene til alle parter til hvem prosjektstyringsrapporten skal distribueres. Inkluder alle entreprenører, ansatte, veiledere eller klientkontakter som vil motta en kopi av rapporten. Inkluder "Fil" nederst i listen for å indikere at en kopi av rapporten er plassert i prosjektfilen.
Evaluer prosjektets omfang i forhold til det opprinnelige prosjektets omfang. Merk eventuelle endringer som er gjort, og ta med både navnet på partiet som ba om endringen og navnet på den parten som godkjente endringen.
Evaluer den nåværende prosjektets tidslinje mot den planlagte tidslinjen. Forklar eventuelle forsinkelser eller gevinster og angi hvordan de vil påvirke den samlede tidslinjen. Angi om forsinkelser for tiden er løst eller uløst. For uløste forsinkelser, forklar planen for å overvinne problemet, og oppgi når du forventer at problemet skal løses. Hvis sluttdato er endret, oppgi en ny sluttdato.
Sammenlign dagens budsjett til det opprinnelige budsjettet. Vurder begge kostnadene (beløpet selgeren betaler i arbeidskraft og materialer for å fullføre prosjektet) og pris (hva kunden betaler etter ferdigstillelse av prosjektet). Husk å ta med endringer i pris eller pris forårsaket av endringsomfang. Vedlegg et oppdatert prosjektbudsjett hvis det er aktuelt.
Sammenlign dagens risikomiljø med det opprinnelige risikovurderingsskjemaet. Oppgi hvilke risikoer som er eliminert og som fremdeles er tilstede. Oppgi eventuelle nye risikoer som har oppstått sammen med deres potensielle budsjett- og tidslinjeplikasjoner. Gi en plan for å unngå eller svare på nye risikoer.
Tegn dokumentet. Hvis dokumentet er mer enn en side, starter du hver side. Noen firmaprosedyrer krever også at veileder og / eller klient logger seg på alle prosjektledelsesrapporter.
Tips
-
Ikke glem å ta med de gode nyhetene! Inkluder alle kostnads- og tidsbesparelser i rapporten.
Dokumentere eventuelle leverandørfeil som påvirker tidslinjen eller budsjettet. Du kan være i stand til å belaste leverandører for tapt tid eller penger.
