Selskapets fullstendige regnskap inneholder en balanse, en resultatregnskap og en kontantstrømoppstilling. Kombinert besvarer de viktige spørsmål om din økonomiske helse. Har din bedrift for mye gjeld? Hvor lønnsomt er det? Hvor mye penger har du på hånden? De fem elementene i hovedregnskapet er eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader.
De fem elementene definert
De store fem er de viktigste elementene i bedriftens økonomiske stilling. Sammen viser de hvor godt bedriften gjør.
Eiendeler er noe bedriften eier som vil generere økonomisk fordel gjennom flere regnskapsperioder, for eksempel; bygninger, produksjonsutstyr, patenter, kontanter, kundefordringer og land. Eiendeler er forskjellige fra, for eksempel elektrisitet, noe som gir økonomisk fordel, men du bruker umiddelbart. Strømregningen er en kostnad, ikke en ressurs. Forbruksartikler kan gå uansett. Forbruksvarer er eiendeler til de blir brukt og en kostnad når de brukes.
Forpliktelser er alt du er forpliktet til å betale til en person, bedrift eller regjering. Leverandørgjeld, betalbar skatt og lønn er alle forpliktelser. I motsetning til utgifter, som trekkes fra inntektene i regnskapet, blir gjeld trukket fra den totale verdien av dine eiendeler. Det som gjenstår er eierskap.
Regnskap definerer egenkapital på forskjellige måter. Eierandel er det beløpet eierne investerer i et selskap, pluss beholdt inntjening, som er penger selskapet lager og ikke bruker eller distribuerer som utbytte. Egenkapital er også definert som en del av balansenes likning: trekker totale forpliktelser ut fra den totale verdien av eiendelene, og du ser hva eierens egenkapital er verdt. Hvis selskapet har mye gjeld eller dets eiendeler mister verdi, kan egenkapitalen i balansen være mindre enn eierne bidro.
Inntekter er inntekten selskapet genererer i perioden som er dekket av uttalelsen. Driftsinntektene kommer fra selskapet som selger varer eller tjenester. Ikke-driftsinntekter kommer fra andre kilder, som for eksempel rente på lån eller avkastning på investeringer. Hvis regnskapet ditt går i kontanter, rapporterer du inntekter når du blir betalt. Hvis du bruker opptjeningsbasert regnskap, registrerer du inntekter når du tjener det. Hvis du sier en $ 1000 jobb for en kunde på kreditt, registrerer du $ 1000 så snart jobben er fullført.
En utgift, inntektens bakside, er pengene du bruker for å tjene penger. Leie, verktøy og lønn er alle utgifter. Avskrivninger, som er en eiendels tap av verdi som det alder, er også en kostnad. Kostnaden for solgte varer er en utgiftskategori som dekker utgiftene som er involvert i å levere varer eller tjenester du selger, for eksempel arbeidskraft, materialer og fakturerbare timer. Hvis du bruker periodiseringsgrunnlaget, rapporterer du utgifter så snart du skylder pengene, ikke når du betaler regningen. Kontantbasen rapporterer utgiften når regningen er betalt.
Elementer av finansiell stilling
De fem elementene i regnskapet påvirker og påvirker hverandre. Inntekter og kostnader, for eksempel, er komponentene i resultatregnskapet. Når du forbereder kvartalsoppgaven, viser toppen av setningen nettoomsetningen fra salget. Fra denne summen trekker du utgifter, legger du til i ikke-driftsinntekter og trekker ikke-driftskostnader. Resultatet av denne beregningen er nettoinntekt, som forteller deg hvor lønnsomt bedriften din var for den perioden. Har inntektene dine overgått utgiftene dine? Av hvor mye? Var driftsinntektene større enn ikke-driftsinntekter? Disse spørsmålene besvares når du vurderer resultatregnskapet.
Imidlertid kan inntektene som er rapportert i resultatregnskapet ikke blitt innsamlet, eller utgifter kan ikke være betalt. Det er der en kontantstrømoppstilling kommer inn. I motsetning til periodiseringsbasert resultatregnskap fokuserer en kontantstrømoppstilling kun på penger som skifter hender. For eksempel påvirker kundens innbetalinger kontantstrøm, og omvendt gjør ikke kundefordringer seg. En måte å opprette kontantstrømoppstillingen på er å ta opp resultatregnskapet og eliminere eventuelle inntekter du ikke har samlet inn og utgifter du ikke har betalt. Hvis du driver virksomheten din ved hjelp av kontantregnskap, trenger du ikke en egen kontantstrømoppstilling.
Inntekter påvirker også balansen. Anta at du tar inn $ 475 000 i kvartalet, med utgifter på $ 250 000. Nettoresultatet på $ 225 000 legger til dine eiendeler og blir oppført på kundefordringer eller kontanter, avhengig av hvordan det ble betalt. Etter hvert som verdien av eiendeler øker, gjør det også eierskap.
Hvorfor de fem elementene
Regnskap er grunnleggende for å måle den økonomiske helsen til bedriften din. Resultatregnskapet viser inntekter og utgifter for måneden, kvartalet eller året. Hvis du kjører i rødt eller fortjenesten er wafer-tynt, kan det være et advarselstegn på økonomiske problemer fremover. Kontantstrømoppstillingen viser hvor mye penger du har for hånden. Selv om du er lønnsom, trenger du penger for hånden for å betale vannregningen eller dine ansatte. Balansen er et øyeblikksbilde av eiendeler, forpliktelser og egenkapital ved utgangen av rapporteringsperioden.
Måten uttalelsene beskriver de fem elementene (eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og utgifter) gir informasjon for alle i eller utenfor selskapet som er bekymret for sin økonomiske helse. Informasjonen kan føre til flere spørsmål, for eksempel hvis inntektene er lavere i kvartalet enn forrige kvartal, er det et problem? Hvis balansen viser betydelige forpliktelser, er det et tegn du har tatt på for mye gjeld? Hvis inntektene er høye, men det er lite penger som kommer inn, må du presse kunder til å betale mer raskt? Gjør du betydelig bedre eller verre enn gjennomsnittet i din bransje?
Hvorfor revisjoner er viktige
Det er mange måter at et selskap kan fudge de fem elementene for å gjøre virksomheten ser økonomisk frisk ut på regnskapet når det i virkeligheten sliter:
- Lag opp salg som aldri skjedde.
- Rapporter inntekt før du har tjent det.
- Overstate verdien av eiendeler.
- Gjør krav på eiendeler som ikke eksisterer.
- Lag falske utgifter for å dekke opp forgjeves. For eksempel registrerer en leder et kjøp på $ 5000 som aldri skjedde. I stedet gikk pengene inn i sin egen lomme.
Vellykkede bedrifter legger kontroller på plass for å forhindre denne typen svindelmessig rapportering. Hvis hvert stort kjøp krever at to personer skal logge seg på det, er det for eksempel vanskeligere for en person å begå svindel. Ikke alle selskaper gjør dette, skjønt. Det er en grunn årsregnskapet blir revidert. En annen er at standard regnskapspraksis er blitt stadig mer kompleks, noe som gjør det lettere for feil eller svindel å gå gjennom sprekker. Å ha årlige reviderte uttalelser er obligatorisk hvis du er et børsnotert selskap.
Revidert uttalelser er dyre fordi de er grundige. For det første undersøker revisor firmaet ditt og ser på mulige feil eller svindel i elementene i finansiell stilling. Deretter tester de dine interne kontroller. Hvis det ser ut som om det ville være ekstremt vanskelig for noen å gjøre opp utgifter eller skape fiktive inntekter, trenger revisoren ikke å være like uttømmende. Hvis kontrollene dine er slurvete, blir revisjonen tøffere.
- Gjelder de eiendelene du rapporterer i balansen?
- Er balansen i kundefordringer nøyaktig?
- Bekreft dine kontoutskrifter de kontante eiendelene du sier du har?
- Har kreditorene bekreftet at gjeldene i balansen er nøyaktige?
- Er de rapporterte kostnadene i resultatregnskapet riktige?
Etter at revisor har vurdert de fem elementene og måten du har rapportert dem på, får du revisors mening:
- En ukvalifisert mening lyder dårlig, men det er faktisk gode nyheter. Revisor sier at uttalelsene dine er fine, uten forbehold.
- En kvalifisert mening sier at regnskapet ditt er stort sett bra, men noen opplysninger kan ikke bekreftes.
- En negativ mening sier at det er alvorlige problemer som trenger å fikse.
- En revisors ansvarsfraskrivelse sier at det ikke er mulig å uttale seg. Dette kan skyldes at det manglet for mange dokumenter for å bekrefte at elementene er korrekte, eller at ledergruppen nektet å samarbeide.
