Sett opp et diagram over kontoer som et av de første trinnene i begynnelsen av en ny bedrift. Et diagram over kontoer er oppføring av alle kontoene i en generell hovedbok, og det inneholder vanligvis referansenumre for å hjelpe klassifisere kontoene etter type. Diagrammet organiserer og sporer alle forretningsaktiviteter og gjør det mulig å generere rapporter i en logisk rekkefølge for å spore virksomhetens økonomiske historie og fremgang. Slik oppretter du et grunnleggende kart over kontoer.
Organiser virksomheten ved å klassifisere elementene i hva virksomheten eier (eiendeler), hva virksomheten skylder (gjeld), verdien av virksomheten til eierne (egenkapitalen), forretningsinntekt (inntekter) og hva virksomheten bruker til å gi inntektene (utgifter.)
Gi hver aktivakonto et unikt navn, for eksempel kontantkontroll, kontantbesparelser, kundefordringer, inventar, investeringer og faste (eller avskrivbare) eiendeler. Tilordne sekvensielle tall til disse kontoene fra 1000 til 1999. Utvalget av kontonumrene tillater tillegg av nye kontonavn og numre etter hvert som virksomheten ekspanderer.
Navngi hver ansvarskonto med et unikt navn, for eksempel kontos, betalinger, betalbar lån, lønn og lønnskostnader som skal betales for å spore beløp som virksomheten skylder andre. Disse kan videre fordeles i kortsiktige forpliktelser (beløp som skal betales innen ett eller flere år) og langsiktig gjeld (beløp som skal betales senere enn ett driftsår. Tilordne disse sekvensielle tallene til disse kontoene fra 2000 til 2999.
Klassifiser hver egenkapital konto med et unikt navn. Disse inkluderer felles aksje, innbetalt kapital og beholdt inntjening (hvis virksomheten er en aksjeselskap), partnerfordeler og partnerskap (hvis det er et partnerskap), og egenkapital (hvis det er en LLC). Tilordne sekvensielle tall til disse kontoene fra 3000 til 3999.
Tilordne unike navn til hver inntekterskonto, for eksempel salg, provisjonsinntekter, leieinntekter og annen inntekt. Tilordne kontonumre fra 4000 til 4999 til disse kontoene. Inntektsregnskap sporer alle inntekter virksomheten bringer inn i løpet av året.
Bestem alle kostnadene ved å gjøre forretninger innen ett virksomhetsår. Dette er utgiftene til virksomheten, og de er segregert etter hvordan de er knyttet til inntektsutvikling. Eksempelvis er kostnadene for solgte varer knyttet til produksjonsprodukter, produksjon av tjenester og innkjøpslager. Nummer disse regnskapene fra 5000 til 5999. Generelle utgifter, inkludert kontorutgifter, reklame, regnskap og juridiske kostnader, får tall fra 6000 til 6999, og lønns- og lønnskostnader får tall fra 7000 til 7999.
Segregere eventuelle inntekter og kostnader som ikke er en del av det normale løpet av selskapets hovedvirksomhet. Denne kategorien kan omfatte Inntekter fra slike aktiviteter som renteinntekter fra fordringer eller gevinst eller tap ved salg av næringseiendommer. Tilsvarende kan det være utgifter som ikke er relatert til produksjonen av selskapets produkter eller tjenester, for eksempel skattekostnad eller boliglånsutgift. Nummer disse kontoene 8000 til 9000.
Tips
-
Asset-, ansvars- og egenkapitalregnskap kalles "permanente regnskap" fordi de overføres fra ett år til det neste og justeres ettersom verdiene deres endres. Inntekter og regnskapsregnskap kalles "midlertidige regnskap" fordi ved utgangen av hvert år beregnes inntekter og kostnader for sluttrapporten, da disse kontoene er "stengt", slik at neste års inntekter og utgifter kan spores på riktig måte.
