Noen ganger kan ideen om å samle retningslinjer og prosedyrer virke overveldende. En grunnleggende forståelse av dette dokumentet og dens formål kan imidlertid bidra. Det første trinnet er å lære definisjonen av disse vilkårene og hva som gjør dem forskjellige.
Tips
-
En policy gir en bred oversikt over selskapets mål. En prosedyre viser ansatte nøyaktig hva de trenger å gjøre for å nå målet.
Policy vs prosess
Hovedforskjellen mellom en policy og en prosedyre er hva den kommuniserer med dine ansatte. En policy gir en oversikt over selskapets holdning til et problem. En prosess eller policy gir ansatte veiledning om hvordan man implementerer politikken.
Enhver politikk i virksomheten din bør være kortfattet og enkel. Det burde formidle et klart mål at selv en helt ny medarbeider kan forstå. Bare retningslinjer som følger disse retningslinjene, kan holde virksomheten din på sporet.
Fremgangsmåten støtter deretter retningslinjene du har på plass. Prosessen skal være klar og dekke nesten alle variasjoner av et problem. For eksempel bør en returprosedyre inneholde hva som skal gjøres dersom kunden har kvittering, ikke har kjøpsbevis eller har brukt det aktuelle produktet. Bullet poeng og korte avsnitt kan gjøre prosessen enkel å lese og legge merke til.
Et eksempel på å følge
IT-retningslinjer og prosedyrer er viktige i mange virksomheter. En felles policy er at ansatte ikke skal få tilgang til sosiale medier under arbeidet. Retningslinjene kan si at selskapet ønsker ansatte velkommen til å få tilgang til sosiale medier i pauser eller når det er nødvendig for deres arbeidsfunksjoner.
Fremgangsmåtene for å håndheve denne policyen kan omfatte måter å rapportere upassende bruk av datamaskiner og trinn som veiledere kan ta for å stoppe oppførselen. Du kan skissere kommandoen som disse rapportene skal følge, og hvilke ansatte som kan forvente hvis de fortsetter å bryte retningslinjene.
Typer retningslinjer
Du bør opprette prosedyrer og retningslinjer for alle områder av virksomheten din.Når ansatte har spørsmål om hvordan de skal kommunisere med klienter, hverandre, ledelse eller utstyr, bør de kunne konsultere retningslinjene.
Mange selskaper har overordnet retningslinjer for ansattes adferd som fastsetter regler for hvordan personalet skal kle seg, handle og utføre på jobb. Andre viktige områder som skal dekkes er disiplin, likebehandling, seksuell trakassering, oppmøte, jobbprestasjon og arbeidsplasssikkerhet.
Ikke alltid One-to-One
Prosedyrer sikkerhetskopierer ofte selskapets retningslinjer. Det er imidlertid ikke alltid et forhold mellom prosesser og prosedyrer. For eksempel kan du opprette retningslinjer som dikterer at ansatte må være fri for ulovlig stoffbruk, aldri utsette seksuelt andre ansatte og ikke ta penger fra registret. Deretter kan du ha en prosedyre som dekker hvordan du håndterer rapporter om disse oppføringene.
Hvorfor lage prosedyrer og retningslinjer
Enhver bedrift med ansatte trenger retningslinjer og prosedyrer for å veilede arbeidstakere. Disse retningslinjene bidrar til at alle i et selskap reagerer på samme måte til samme arrangement. Denne konsistensen gjør at du, bedriftseieren, kan gå bort noen ganger. Du kan ta på seg andre oppgaver og til og med ha en fridag når du vet at dine ansatte kan ta vare på bedriften.
Det kan også holde kundene tilbake og bygge et positivt merkebilde. For eksempel kan kunder som opplever ulike returpolitikker hver gang de kommer inn, dyrke negative følelser om merkevaren din. Kunder som vet hva de kan forvente, vet imidlertid at de kan stole på virksomheten din.
Beskytt bedriften din
En annen grunn til å skrive ut klare retningslinjer for retningslinjer og prosedyrer er å beskytte firmaet mot rettslige skritt. Et fremtredende eksempel på dette er disiplinære retningslinjer. Du bør skissere ansattes forventninger, disiplinære prosesser og når du må avvise ansatte.
Følg prosessen din hver gang en ansatt bryter med retningslinjene dine. Hvis du må fjerne noen fra dine medarbeidere, kan du beholde ulovlige oppsigelsesprosedyrer i sjakk. Dokumentere prosessen gir deg bevis for at du handlet lovlig.
