I forretningstransaksjoner kan det være tider når det oppstår et problem som ikke kan løses lett ved telefonsamtaler. Problemer kan oppstå som følge av kvaliteten på mottatte varer, forsinkelser, dårlig service, sen betalingstrafikk eller ikke gjennomføring av en oppgave i den angitte tidsrammen. Du må skrive dine bekymringer skriftlig.
Gjennomgå kjøpsordren og avtale om vilkårene som gjelder for varer eller tjenester du er misfornøyd med. Hvis du allerede har gjort telefonsamtaler, send et brev som beskriver dine problemer og hva leverandøren sa som svar.
Skriv et brev til selgeren som beskriver dine bekymringer. Oppbevar kopier av alle brev du sender til selgeren. Etter hver kontakt, send leverandøren en bekreftende epost som beskriver problemene som ble adressert tilfredsstillende og eventuelle utestående problemer. Dette kan være et kort notat, men hold det respektfullt og profesjonelt.
Hvis du ikke har mottatt fullstendig tilfredshet, må du kodificere dine klager i et mer formelt misligholdsbrev til en leverandør. Viktige punkter som skal inkluderes i brevet er: vilkår for avtalen, leverings- eller resultatdatoer, problemer som oppstår, og kopier av e-postene du har sendt om problemene.
Mens et søksmål alltid er mulig å løse et problem med en leverandør, bør dette være den siste utveien. Søksmål er kostbare og tidkrevende. Hvis et søksmål er absolutt nødvendig, vil leverandørens klagebrev være en stor ressurs for saken din.
Tips
-
Hold tonen profesjonell og ikke bruk sarkasme eller trusler. Målet er å løse problemer som ikke forverrer dem.
