Dokumentkontrollfunksjonen har ansvaret for å håndtere dokumentflyt og lagring i en organisasjon gjennom ulike funksjoner og prosesser. Disse inkluderer vedlikehold av filer og bruk av riktig distribusjons- og revisjonsprosedyrer som beskrevet på Siliconfareast.com.
Bibliotekssystem
Dokumentkontrollfunksjonen har rollen til å opprettholde interne biblioteksprosedyrer på riktig måte, slik at passende personelladgang opptrer, men oppholdsstedet for offisiell dokumentasjon forblir alltid kjent.
Lagring / Filing
En annen viktig aktivitet i dokumentkontrollfunksjonen er at dokumentmagasinering og arkivering sikrer riktig tilgang til alle nødvendige filer.
revisjoner
Dokumentkontrollfunksjonen har også ansvar for å sikre at offisielt godkjent dokumentasjon bare blir revidert i sammenheng med riktige prosesser og godkjenninger. Dette kan innebære et system med dokumentasjon (eller prosjekt) endringsanmodninger (DCR) som krever utpekte signaturer før et tidligere godkjent dokument kan ha flere endringer gjort.
Arbeidsflyt
Dokumentkontrollpersonell utfører også aktiviteter med sikte på effektiv arbeidsflyt, for eksempel ved å tilordne dokumenter til passende kontor- eller sekretærpersonale for slike aktiviteter som tekstbehandling eller skanning.
sporing
Dokumentkontrollfunksjonen sporer også rettidig produksjon av dokumenter gjennom den samlede arbeidsflytprosessen, for eksempel ved bruk av alderlister som indikerer at dokumenter har brukt for lenge til å gå gjennom arbeidsflytprosessen.
