Det er tider når du og dine ansatte trenger noen få dollar i kontanter for å betale for mindre virksomhetsutgifter. Du må kanskje kjøpe noen kontorrekvisita, betale for en kake på noen bursdag eller bare finne liten forandring for en parkeringsmåler, for eksempel. De fleste bedrifter bruker små penger for dette, overvåking av utbetalinger i en liten kontanter bok. Du må nominere en bankforvalter, typisk en regnskapsfører, bokholder eller annen veileder for å overvåke operasjoner og samle inn kvitteringer, om nødvendig. Hver medarbeider som ønsker å kjøpe, bør gå gjennom denne representanten, i stedet for å forlate små boks eller tinn åpen for hver ansatt.
Kjøpe en rullegert notatbok - en liten notatbok med journalstørrelse kan være den beste siden den passer inn i småboksboksen. Merk notatboken med startdatoen, firmanavnet og kontaktinformasjonen "Hvis fortapt, kontakt". Tegn tre vertikale linjer ned på den første siden av notisboken. Merk de fire resulterende kolonnene Dato, Kjøp, Beløp og Balanse. Du kan fortsette dette gjennom notisboken når du starter småpengeboken eller stole på personen som starter en ny side for å fortsette formatet.
Oppgi startbalansen på egen linje med den registrerte datoen. Under kolonnen Innkjøp, navngi den begynnende saldo. Det første kjøpet blir registrert på den andre linjen.
Sett startmengden av små penger i esken eller tinnet sammen med notisboken.
For å foreta et kjøp, må arbeidstaker foreslå revisor eller leder hva han trenger og hvorfor. Revisor eller leder kan godta eller avvise ideen. Hvis akseptert, får den ansatte tilgang til små boks og boks eller tinn.
La medarbeider sende inn kvittering når han har kjøpt. Hold alle kvitteringer sammen, festet med et klips, i småboksboken eller boken. Fjern kvitteringer hver måned og fil.
Legg til ekstra penger i mindre penger ved å trekke tilbake fra selskapets konto. Lånekontrollmannen, som en regnskapsfører eller leder, bestemmer hvor mye som skal holdes i små penger, vanligvis under $ 100.
Tips
-
Hold liten boks og boks eller boks på et trygt sted, for eksempel regnskapsførerens eller lederens kontor eller kabinett. Ikke la det ligge i et felles område, for eksempel lunsj- eller møterom. Hold småkjøpskjøp små, for utgifter som porto, parkeringsmåler eller festforsyninger.
Advarsel
Ikke skriv inn store kjøp i små boken. Disse bør regnskapsføres i hovedboken.
