Ingen føderal lov krever at arbeidsgivere i den private sektor tillater nåværende eller tidligere ansatte tilgang til personellfiler. Vanligvis betraktes personellfiler av privatpersoner som arbeidsgiverens eiendom, og noen selskaper bruker denne begrunnelsen for å begrense tilgangen til ansattes filer. Føderale og statslige ansatte - Offentlige arbeidstakere - kan få tilgang til sine offisielle personellposter.
Personalefiler
Sysselsettingsfiler - noen ganger referert til som en ansattes personellfil - inneholder dokumenter som ansattens første søknad om ansettelse, beredskapsinformasjon, sysselsettingsberettigede skjemaer, ytelsesvurderinger, disiplinære og tilstedeværende poster og veileder og leder notater om ytelse, opplæring og ansettelseshandlinger. Eksempler på ansettelseshandlinger er kampanjer og oppsigelser. I enkelte tilfeller opprettholder HR-avdelingen en offisiell ansettelsesfil, og den ansattes veileder eller leder opprettholder en avdelingsdokument. Selv om begge filene skal inneholde relevant informasjon, kan innholdet avvike noe. For eksempel kan en avdelingsfil ikke inneholde kopier av alt papirarbeid og dokumentasjon som en ansatt fullfører på sin første dag på jobben, for eksempel policybekreftelser og W-2-skjemaer.
Årsak til tilgang
Nåværende ansatte ber om å gjennomgå sine filer for å sikre at human resources-avdelingen opprettholder nøyaktige opplysninger om deres sysselsetting. Hvis selskapet foretar årlige ytelsesevalueringer, skal kopier av vurderingsskjemaene for hvert år arbeidstakeren har vært ansatt, være i personopplysninger. På samme måte bør opptaksregistre nøyaktig gjenspeile ansattes fravær, enten på grunn av sykdom, ferie eller permisjon. Tidligere ansatte krever ofte filer for å få kopier av dokumenter de kan bruke i deres søk etter fremtidig ansettelse. For eksempel, hvis en tidligere ansattes fil inneholder opptegnelser knyttet til ytelse og prestasjoner, kan denne informasjonen være nyttig for å rekonstruere et CV eller utarbeide en liste over arbeidsoppgaver å dele under intervjuer med potensielle arbeidsgivere. Tidligere ansatte kan også be om kopier av deres ansettelsesfil til bruk ved innlevering av klage mot arbeidsgiver.
Arbeidsgiverpolitikk
Mange arbeidsgivere har arbeidsplasspolicyer om utgivelse av ansattsposter. Arbeidsplasspolitikken varierer i henhold til hvilke typer poster som er tilgjengelige for inspeksjon og kopiering av medarbeiderne, og noen selskaper utpeker ikke-arbeidstid som den eneste tiden da ansatte kan gjennomgå personopplysninger. Arbeidsgivere som har retningslinjer for dette emnet, bruker vanligvis en del i arbeidstakerhåndboken om hvordan du får tilgang til poster. En velfungerende politikk skisserer trinnene som er nødvendige for å gjennomgå poster, hvilke typer poster ansatte har tilgang til, når ansatte kan se deres poster og eventuelle gebyrer for kopiering av dokumenter som finnes i en ansattes personellfil.
Arbeidsgiverforpliktelse
I henhold til føderal lov trenger ikke arbeidsgivere i privat sektor å gi kopi av sysselsettingsfiler til nåværende eller tidligere ansatte. Beslutningen om å frigjøre filer er basert på selskapspolitikk og, i noen tilfeller, statlig lov om tilgang til personopplysninger. Mange arbeidsgivere ser imidlertid fordelene med å overholde ansattes forespørsler. Å nekte tilgang til sysselsettingsfiler kan bare stille spørsmål som arbeidsgiveren ikke ønsker å svare på. Hvis arbeidsgivere opprettholder personellfiler som inneholder nøyaktig informasjon som tidligere har blitt utgitt til ansatte, bør det ikke være spørsmål om hvorvidt informasjonen kan løses etter at arbeideren forlater selskapet. I god tro gir mange arbeidsgivere tilgang til personellfiler. Denne praksisen viser åpenhet om sysselsettingspolitikk og -registre.
Lovene for tilgang til føderal arbeidstaker tilgang til sysselsetting poster er en del av Federal Privacy Act av 1974; US Office of Personnel Management er et byrå som generelt er ansvarlig for føderale personellposter. Individuelle stater håndterer ansattes forespørsler om tilgang til personopplysninger.
Statlige lover
Enkelte stater har lover som tillater arbeidstaker tilgang til personellfiler. Andre stater er stille om nåværende og tidligere ansatte kan vurdere eller kopiere personellmaterialer. I de fleste tilfeller kan ansatte - nåværende eller tidligere - som har vært involvert i arbeidsplassundersøkelser, ikke se registreringer vedrørende undersøkelser. Disse postene bør ikke opprettholdes i ansettelsesfilen uansett. De skal forbli i varetekt av avdelingen for menneskelige ressurser, og kun menneskelige ressurser som er ansvarlige for undersøkelsen, skal ha tilgang til undersøkende materialer.
Begrenset tilgang
Stater som har lover om arbeidstakers tilgang til personellfiler kan kreve at ansatte sender inn en skriftlig forespørsel, og noen lover tillater arbeidsgivere å begrense tilgangen til visse materialer. California lov, for eksempel, krever at arbeidsgivere tillater nåværende og tidligere ansatte tilgang til sine filer innen 21 dager etter mottak av en ansatt forespørsel. Arbeidsgivere som ikke overholder California State Law i denne saken er underlagt straffer, bøter og sivilrett dommer for å nekte tilgang til ansattes filer. Missouri har derimot ikke en statlig lov som gir tilgang til en ansattes personellfil.
