Slik planlegger du et konferansesamtale. I bedriftens verden er møter en viktig del av kommunikasjonen. En måte å gjennomføre møter der deltakerne kan være på forskjellige kontorer, eller til og med forskjellige deler av verden, er ved å planlegge en konferansesamtale. Selv om konferansesamtaler kan være en praktisk måte å kommunisere på, er det noen få skritt du bør ta for å planlegge en vellykket. Følg disse tipsene for å planlegge en konferansesamtale.
Avgjør om dato og klokkeslett for konferansesamtalen din. Pass på at du tar hensyn til alle deltakere som bor i ulike tidssoner når du planlegger tiden.Du ønsker ikke å planlegge en konferansesamtale for en tid før eller etter at kollegaene dine normalt vil være på kontoret.
Ordne et telefonnummer fra bedriftens konferansesenter, eller kontakt en nettleverandør som forenkler konferansesamtaler. Dette innebærer ofte å sette opp og regne og betale en liten avgift, men det er et praktisk alternativ hvis firmaet ikke tilbyr konferansetjenester.
Forbered en møteforespørsel med detaljer om dato, tidspunkt og forslag til emne. Dette bør sendes via e-post til konferansesamtalen deltakere flere uker før tid for å gi dem god tid til å imøtekomme konferansesamtalen. Pass på å inkludere spesifikke oppringningsinstruksjoner og eventuelle PIN-numre som deltakerne trenger for å få tilgang til samtalen.
Lag en agenda for konferansesamtalen. Dagsorden skal dekke hva du vil at konferansesamtalen skal oppnå, hvilke resultater som kreves etter samtalen og hvilke deltakere som skal være ansvarlige for de neste trinnene.
Send dagsordenen og eventuell tilleggsinformasjon deltakerne må vurdere flere dager før samtalen. Du kan inkludere regneark eller rapporter som gir bakgrunn for emnet du planlegger å adressere.
Følg opp personlig med noen deltakere du ikke har mottatt bekreftelse fra dagen før konferansesamtalen. En telefonsamtale er best i dette tilfellet, siden deltakeren kanskje ikke har mottatt din epost med møteforespørselen.
