Ingen liker skatte tid. La oss være ekte: Innskrive dine skatter er alltid slags stressende - selv om du ansetter en regnskapsfører for å gjøre det for deg. For å lette din skatteangst, er det viktig å fylle ut riktig papirarbeid og sende det til rett tid for å unngå straffer. Det er her W-2 og W-3 skjemaene kommer inn. IRS har en serie "W" skjemaer, men W-2 og W-3 er nært knyttet til arbeidsgiveren. Den ene er alltid nødvendig, mens den andre ikke er mulig.
W-2 og W-3 skjemaer er definitivt like. Hovedforskjellen ligger i mottakeren. Kopier av et W-2 skjema går fra arbeidsgiver til arbeidstaker. Kopier av et skjema W-3 går fra en arbeidsgiver til Social Security Administration (sammen med flere kopier av W-2s). Så hvordan arkiverer du og hva er forskjellen?
Tips
-
Arbeidsgivere bruker W-3s til å rapportere inntekter til Social Security Administration hvis de ikke arkiverer W-2s elektronisk.
Hva er et W-2-skjema?
Alle som har vært en ansatt i en bedrift har mottatt et W-2-skjema. Dette er som en søster til MISC-1099, som tjener kontraktsarbeidere. Før du begynner å jobbe hos et nytt selskap, fyller ansatte en W-4 som beskriver alle sine skattemessige forhold. Dette skjemaet brukes av en arbeidsgiver til å lage en W-2. Ved årsskiftet sendes en W-2 ut til alle ansatte, noe som gjør at de kan kjenne deres totale inntekter for året og skatter holdt tilbake fra lønnene sine. De kan bruke dette for å få tilbakebetaling på deres avkastning. Avhengig av en ansattes oppholdsstatus, må de kanskje betale IRS ved årets slutt. Dette er vanligvis vanligere med 1099 arbeidstakere, som ikke har skatt holdt tilbake på forhånd.
W-2 skjemaer er et krav for hver arbeidsgiver med ansatte. IRS hevder at arbeidsgivere må rapportere lønn til hver ansatt så lenge de:
- Hadde inntektsskatt, sosial sikkerhet eller Medicare skatter holdt tilbake.
- Hadde inntektsskatt som ville ha blitt holdt tilbake, så lenge de bare hevdet en kildeskatt eller ikke hevdet et fritak på deres W-4.
Hva er et W-3-skjema?
Offentlige fordeler er en sparing for dem som faller under fattigdomsgrensen. På slutten av dagen betaler vi alle inn i dem, og vi har alle rett til å samle dem under visse omstendigheter. For eksempel kan de over 65 år samle sosial sikkerhet så lenge de har betalt nok inn i systemet. De under fattigdomsgrensen kvalifiserer for Medicare. Sosialforvaltningen må vite nøyaktig hvor mye arbeidsgiver betaler i systemene, og det er her en W-3 kommer inn.
Hvis du er en ansatt, har du sannsynligvis aldri behandlet et W-3-skjema. Dette brukes strengt av arbeidsgivere. Ved årsskiftet bruker arbeidsgivere en W-3 for å rapportere inntektene, Medicare lønn og lønnsomhet for alle sine ansatte. Dette dokumentet sendes til Sosialtilsynet senest i februar. Fangsten er at den også må inkludere W-2 skatteformene for hver ansatt. Hvis du har 10 ansatte, må du sende inn 10 W-2 skjemaer. Summen av alle de W-2-skjemaene som er lagt opp, skal være lik det du rapporterer på skjemaet W-3.
Sende en W-2 og W-3
Arbeidsgiverne vet at W-2-skjemaene kommer med mange kopier - seks for å være nøyaktige. Så, hvilken er den rette til å sende sammen med W-3? Kopier A blir sendt til Social Security Administration, noe som betyr at dette er hva du vil legge til på W-3. Kopier B og C gå rett til dine ansatte. De sender den førstnevnte til IRS og holder fast på sistnevnte for deres personlige dokumenter dersom de noen gang blir revidert. Kopi D blir arkivert bort i postene dine bare hvis du noen gang er revidert.
De to siste eksemplarene: Kopi 1 og Kopi 2 er for statlig eller lokal inntektsskatt. Disse går til din medarbeider sammen med Kopier B og C. Ansatte får to kopier av Kopier 2, fordi noen må kanskje arkiveres i forskjellige stater.
Å få W-2 og W-3 kopier
Det er ganske enkelt å få kopier av W-2 og W-3 skjemaer. Du kan allerede kjøpe trykte skjemaer på kontorforsyningsbutikker eller opprette dem i Sosial Sikkerhetsadministrasjonens "Business Services Online" -avdeling. Du kan også skrive ut dem fra IRS-nettsiden - bare husk at disse skjemaene må kunne skannes. Hold deg til offentlige nettsider for å få de offisielle skjemaene. Hvis det ikke kan leses av en maskin, vil du møte bøter.
Når skal jeg sende dem?
IRS begynner å behandle selvangivelser i slutten av januar, men jo raskere du filen, desto raskere har du en tilbakebetaling. Det er visse regler om når en arbeidsgiver må sende inn en W-2 og W-3 til de riktige partene.
Både W-2 og W-3s må sendes til de riktige partiene innen 31. januar. Hvis du ikke sender inn tid, vil du pådra deg noen bøter, som IRS beregner ut fra hvor sent filingen din er. Det er en $ 50 straff per W-2 skjema sendt innen 30 dager etter forfallsdagen (som legger opp hvis du har mange ansatte). Maksimumsstraffen er $ 536 000 i dette vinduet. Hvis du er 31 eller flere dager sen, øker straffen til $ 60 per retur med et maksimum på $ 1.609.000. Hvis du sender din retur etter 1. august, blir straffen økt til $ 260 per avkastning med maksimalt $ 3.218.500. Ting blir enda verre hvis IRS mener at du med vilje har holdt tilbake W-2 og W-3 skjemaer. I dette tilfellet er bøten $ 530 per retur, og det er ikke noe maksimum.
Småbedriftseiere får en pause på straffer. De er avkortet til en lavere pris, men varierer fortsatt mellom $ 50 og $ 530 per retur. Du kan også pådra straffe for arkiveringsskjemaer som ikke er maskinlesbare eller har feil informasjon.
Utvidelser er ikke alltid garantert
Tidligere kunne nesten alle få en forlengelse for innlevering av sen W-2 og W-3 skjemaer. I de senere år er dette ikke tilfelle. IRS har vendt reguleringen på hodet. I dag må du fylle ut et utvidelsesprogram, men det er ikke garantert. Du må ha en legitim grunn bak forlengelsesforespørselen din.
Hvis du ønsker å sende inn en utvidelse, må du fylle ut IRS Form 8809 innen 31. desember. Utvidelsen gir deg bare 30 dager.
Arkivere en W-2 og W-3
Bedrifter sender vanligvis bare MISC-1099 skjemaer hvis de betaler en entreprenør over $ 600 for sitt arbeid. Dette er ikke tilfelle for en W-2, som ikke har noen minimumskrav til arkivering. Hver arbeidsgiver må sende en W-2 til en ansatt, selv om de ikke har fått nok lønn til å kreve at de sender en selvangivelse.
På forsiden trenger arbeidsgivere ikke alltid å fylle ut et W-3-skjema. Dette er egentlig bare for folk som arkiverer via post. Hvis du elektronisk sender inn ansattes W-2 skjemaer til Sosial Sikkerhetsadministrasjon og IRS, trenger du ikke å sende en W-3. Online arkivering er et krav for alle med mer enn 250 ansatte.
