Etter hvert som tiden går, kan det bli vanskeligere å spore opp utdannede studenter for gjenforening eller spesielle skolerelaterte hendelser. En videregående alumniforening vil hjelpe til med å støtte individuelle opplæringsarrangementer ved å holde en oppdatert liste over alle utdannede. Før du kan ordne spesielle arrangementer og be om donasjoner eller avgifter, trenger du en forening forpliktet til planlegging og hosting av alumni hendelser.
Nå ut til videregående klassekammerater med hvem du fortsatt er i kontakt for å danne en interessegruppe. Når du har arrangert et møte med denne gruppen, kommuniserer hvert medlem av gruppen med klassekamerater med hvem de fortsatt er i kontakt om muligens å bli med i gruppen.
Møt med skolens representanter for å fortelle dem at du starter en høyskolealderforening. Bestem om dette er en samlet skoleforening for alle kandidatklasser eller en individuell klasseklasseforening. Be om en liste over kandidatnavn og adresser fra skolens filer. Dette vil gi deg et utgangspunkt for å begynne å lage en liste over kandidater og starte en database.
La hvert medlem av interessegruppen ta flere navn fra kandidatlisten for å oppdatere alumni-kontaktinformasjon. Få hver interessegruppe til å spore opp medlemmene av klassen ved å kontakte andre klassekamerater de fortsatt kjenner eller kommuniserer med på sosiale medier nettsteder eller ved å søke online for dem. Oppdater alumni-listen med nåværende e-postadresser, gateadresseinformasjon eller begge deler.
Skriv et brev til alumni-kandidater som forklarer planene om å opprette en alumniforening. Be dem om å gi oppdatert kontaktinformasjon. Spør de som er interessert i å delta i alumniforeningen for å kontakte medlemmer av interessegruppen.
Opprett en agenda for alumniforeningenes første møte. Dagsordenen skal inneholde planer for å utvikle organisasjonens organisasjonsstruktur, for eksempel vedtektene, oppdraget, handlingsplanen, målene, foreningsvalgte nominasjoner og valg, og finansieringsstrukturer, hvis noen.
Konvene et møte med de som er interessert i å delta på lederrådet eller foreningsstyret. Bestem når du skal holde representantens nominasjoner og valg og på stemmemekanismen. Organiser et utvalg som skal være ansvarlig for å utvikle organisasjonens vedtekter og en annen gruppe for å komme med ideer til finansieringsaktiviteter som frivillige donasjoner, årlige avgifter eller sponsoravtaler.
Hold offisielle valg og formalisere organisasjonens vedtekter.
Be om individuelle frivillige til å delta på separate komiteer for å håndtere foreningskommunikasjon, innsamlingsaktiviteter, avgiftsinnsamlinger, hvis etablert og gjenforening.
Planlegg datoer for utvalgsmøter, og koordinere kommende styremøter for å inkludere komiteoppdateringer. For eksempel planlegger neste ledelse eller styremøte dato, tid og sted, og legge på dagsordenen en komité presentasjon om den foreslåtte foreningsstrukturen og foreslåtte innsamlingsaktiviteter for gjennomgang og godkjenning.
