Når et salg er gjort, med mindre kunden betaler for produktet eller tjenesten umiddelbart, blir kjøpet opprettet som kundefordring som kunden skylder. Kundefordringer er penger kjøpere skylder et selskap og som er i balansen som en gjeldende ressurs.
Fordringer Registrering
Betalingsvilkårene for en kunde registreres, vanligvis i et automatisert fordringssystem. For de fleste selskaper er vilkårene standard. En felles standard er "netto 30 dager", noe som betyr at den totale utestående betalingen forfaller på 30 dager. De fleste vilkår inkluderer en sen betaling hvis fakturaen ikke betales i tide. Sen betalingskostnader kan være en prosent av beløpet forfalt eller en flat sen betalingskurs, eller en kombinasjon av begge.
fakturering
Basert på vilkårene for en A / R-kunde, opprettes og sendes en faktura til kunden. Fakturaer sendes til kunden i forkant av betalingsfristen for å gi kunden tid til å betale. Mange bedrifter skriver ut og sender fakturaer hver uke.
Betalingsapplikasjon
Etter hvert som betalinger mottas, registreres de og inngår i et automatisert system eller registreres manuelt på en arkivark. Betalinger blir brukt mot det totale beløpet en kunde skylder, trukket fra beløpet skyldig og beregnet for å vise gjenværende saldo.
Forfalt betalingsmelding og rapportering
For utbetalinger som ikke er foretatt etter forfallsdato, sendes kundene en forfallsvarsling.
For å gi kundefordringer med informasjon om penger skyldig og ikke betalt, opprettes en "alder" kundefordringsrapport. En "alderen" rapport viser totale dollar skyldige av en datoperiode. For eksempel viser rapporten et dollarbeløp som er 30 dager forfalt, 60 dager forfalt og 90 dager forfalt.
Den som er ansvarlig for å projisere kontantstrømmen i virksomheten, bruker fakturaerklæringsrapporten og betalingsapplikasjonsinformasjonen til å vise de innsamlede penger og når tilleggsbeløpet skal betales. Denne informasjonen brukes til å bestemme midler som er tilgjengelige for å drive virksomheten, og om det er behov for ekstra midler fra finansielle kilder, for eksempel banker for kortsiktig lån.
samlinger
Forfallsfordringer følges opp av enten avdelingen for fordringer (for mindre bedrifter) eller en samlingsavdeling. En samlingsleder vurderer penger forfalt og aktiviteten til samlere, som antall innsamlede samtaler og beløp samlet inn.
Samlinger aktiviteter kan outsources til et samlingsbyrå hvis et selskap velger å ikke samle inn i huset. Hvis interne samlinger ikke lykkes, kan ikke samleobjekter outsources.
