Dokumentkontroll brukes til å øke effektiviteten til en bestemt organisasjon ved å kontrollere versjoner av et bestemt dokument som er utgitt. Dette sikrer at alle ansatte har de riktige versjonene av et bestemt dokument. ISO-standarder er et sett med internasjonale standarder som bidrar til å standardisere prosesser i bedrifter og også hjelpe bedrifter å beholde tilstrekkelige poster, ifølge Intelex. Bedrifter må forstå hvilke standarder som gjelder for deres virksomhet og bruke dokumentkontrolltiltak for å sikre at disse standardene følges.
Minimere papirer
Dokumentkontroll søker ofte å redusere eller eliminere papirdokumenter, slik at dokumentene har mindre innvirkning på miljøet og redusere bedriftskostnadene, ifølge Intelex.
Enkel tilgang
Enkel tilgang er også et viktig aspekt når det gjelder dokumentkontroll. Bedrifter vil ha en lettere tid å holde informasjonen oppdatert om de for eksempel lett kan få tilgang til denne informasjonen fra Internett.
kategorisering
Dokumenter må organiseres i logiske kategorier. Ved å gjøre det, kan de aktuelle dokumentene for en gitt situasjon bli funnet. Disse dokumentene er ofte organisert i kategorier som politikk, prosedyre, arbeidsinstruksjon og skjemaer og dokumenter, i henhold til 9000 World. ISO krever at relevante dokumenter er tilgjengelige når det er nødvendig.
Ekspertise
Dokumenter må vurderes grundig før de er ferdigstilt. I mange tilfeller bør disse dokumentene bli vurdert av mer enn ett individ, både for tilsynsformål og for å sikre at feil ikke blir gjort ved å ha et ekstra par øyne for å fange feilene, ifølge 9000 World. Gjennomgangssyklusen bør omfatte arbeidstakere som er involvert i de spesifikke dokumentene og lederne som overvåker dem, siden de vil ha mer kompetanse og vil kunne forstå feil. ISO krever at dokumenter godkjennes for å være tilstrekkelig før utstedelsen.
Revisjonsstatus
ISO-standarder krever at dokumenter blir vurdert og oppdatert når det er nødvendig. Betingelser i et bestemt selskap vil uunngåelig endre seg, og oppdateringer må legges til dokumentene når det er logisk. Revisjonen status må plasseres på dokumentet, i henhold til 9000 World. Disse statusene inkluderer utkast, gjennomgang og godkjenning. Forældede dokumenter som holdes av selskapet uansett grunn, må identifiseres som foreldet.
lesbarhet
Dokumenter må alltid være lesbare og tilgjengelige av dem som trenger dem, i henhold til 9000 World. ISO krever at dokumentene oppdateres når de får slitasje eller skade.
Fordeling
Ikke bare skal dokumenter som stammer fra et selskap kontrolleres, men dokumentene som kommer fra landet bør også kontrolleres, i henhold til 9000 World. Mange dokumenter, som brukerdokumenter for produkter og maskiner eid av selskapet, må tydelig merkes og distribueres til de riktige personene i selskapet.
