Fra tid til annen må arbeidere oppdatere sine minner om hvordan de skal utføre bestemte oppgaver. På samme måte vil nye ansatte til en organisasjon ønske å lære tauene så raskt som mulig uten å måtte forstyrre veiledere eller medarbeidere med utallige spørsmål. En håndbok for kontorprosedyrer oppnår begge disse målene samtidig som de gir skriftlige protokoller og forventninger om ytelse som senere kan refereres til i ansattes vurdering og dokumentasjon for disiplinære tiltak.
Identifiser formål og omfang av kontorhåndboken du vil utvikle. Innholdet i kontorhåndbøker faller vanligvis inn i to kategorier: (1) hvordan man samhandler med mennesker og (2) hvordan man utfører bestemte oppgaver, herunder drift av utstyr som er nødvendig for å skape, administrere og levere varer og tjenester. Kontorhåndbøker inneholder også ofte organisasjonsdiagrammer, ressurskataloger og utvalgsskjemaer. Kompleksiteten i en kontorhåndbok er basert på hvem målbrukerne vil være. Hvis for eksempel innholdet relaterer seg til kundeforhold og hvordan man behandler klager, ville det ikke være fornuftig å inkludere kapitler om hvordan en gaffeltruck opererer eller hvordan man håndterer farlige materialer.
Bestem på formatet presentasjonen som passer best til bedriftens behov. Mens kontorhåndbøker vanligvis regnes som retningslinjer som er trykt på papir og plassert i tre-ring bindemidler med fagdeler-faner, har teknologien åpnet døren til mer spennende - så vel som mer økonomiske - metoder for å levere informasjon. Tenk for eksempel om en online prosedyrerhåndbok vil gjøre det enklere og raskere for ansatte å få tilgang til informasjon ved å skrive inn søkeord. Et elektronisk format kan også legge til rette for prosessen med å oppdatere og revidere innhold, samt innlemme lydinnhold og videodemonstrasjoner for å forbedre læringen.
Lag en liste over alle kapitlet emner du vil ha håndboken til å adressere. Hvis du for eksempel bestemmer deg for å skrive retningslinjer for hvordan du skal bruke ulike stykker kontorutstyr, vil du identifisere individuelle seksjoner for datamaskiner, faksmaskiner, telefonsystemer, mikrofiche, kopimaskiner, opptakssystemer, portometre og sorteringsenheter. Bestem om du skal skrive alt innholdet selv eller tilordne det første utkastet til hver seksjon til enkeltpersoner som er velbevandste i emnet.
Organiser prosedyre fra de enkleste konseptene til de som er mer kompliserte. Vurder om inkludering av fotografier, tegninger, tabeller eller annen grafikk vil supplere brukerens forståelse av materialet. Gi en ordliste med akronymer og oppgavespesifikk terminologi. Hvor praktisk, gi eksempler på hvordan du fyller ut rekvisjonsordrer, reisekostnader, ferieforespørsler, tidsskrifter, kundekvitteringer og andre former som brukes av selskapet.
Opprett en tidsramme for å fullføre hver del av den nye håndboken. Om nødvendig, planlegg en blokk av tid hver dag for å undersøke, skrive, gjennomgå og samle innhold.
Har innholdet vurdert av HR-personell og juridisk personale før formidling for å sikre at språket er klart, ryddig og i samsvar med statlige og føderale mandater og forskrifter. Gi hver mottaker av håndboken et påmeldingsark som angir at de er enige om å lese materialet og å overholde sine retningslinjer.
Tips
-
En kontorhåndbok skal alltid betraktes som et pågående arbeid og blir derfor gjennomgått løpende for å sikre at innholdet er en nøyaktig refleksjon av prosedyrene som følges og utstyret som brukes til å utføre disse oppgavene.
