Organisasjoner kan ikke akseptere ethvert forslag de mottar, og må derfor skrive brev for å informere bedrifter om at de nekter sine forslag. Dette håndteres ofte via e-post. Selskapet nekter forslagene skaper et brev og sender det til de aktuelle bedriftene. Når et selskap skriver et nekningsbrev, må det vurderes flere viktige punkter, blant annet å holde bokstavene diplomatiske, oppriktige og korte.
Bruk en emnelinje. Når du skriver en e-post, er det et alternativ å fylle ut et emne på emnelinjen. Når du skriver et forslag til nektelsesbrev, bruk emnelinjen for å informere personen om hva e-posten gjelder. Det trenger ikke å inneholde ordene "Forslagsavslag", men kan angi noe som "Som svar på ditt forslag."
Hold formateringen enkel. Ikke bruk fancy skrifttyper eller noen form for spesiell formatering. Bruk standardformateringen som de fleste e-postmeldinger har, og hold ordene flush med venstre marg.
Adresse e-posten. Start eposten ved å adressere den til kontaktpersonen som skrev det opprinnelige forslaget. Hvis det ikke er noen spesifikk kontaktperson som er oppført på forslaget, må du sende den til selskapets personalavdeling.
Angi formålet med e-posten. Vær klar, direkte og diplomatisk når du begynner brevet. Informer leseren om at du skriver dette brevet for å beklage at han sier at firmaet nekter det forslaget som ble sendt av ham eller hans firma. Pass på å ta med firmanavnet ditt og formålet med det opprinnelige forslaget.
Ta med en grunn. Et nektelsesbrev bør være oppriktig og inderlig. På grunn av dette inkluderer de fleste bedrifter en grunn som forklarer hvorfor de nekter forslaget. Årsakene varierer for forslagsavslag, men er ofte knyttet til kostnader.
Gi positive ønsker til leseren.Informer leseren om at du ønsker ham og hans virksomhet godt i fremtiden, og inviter ham til å tilby forslag til fremtidige prosjekter som bedriften din har.
Tegn brevet. På slutten av e-posten, skriv brevet "Med vennlig hilsen" etterfulgt av ditt navn og tittel.
Tips
-
Sørg alltid for å korrekturlese forretningsbrev før du sender dem. Ikke si negative ting om selskapet, men prøv å holde brevet positivt.
