Et tilbudsdokument er et tilbud om å levere produkter eller tjenester eller utføre arbeid til spesifisert pris og under angitte vilkår. Hvis du leverer produkter til andre bedrifter eller til offentlig sektor, er prosessen med å levere et anbud i konkurranse med andre virksomheter vanlig. I hovedsak er et anbudsdokument et brev som forklarer hvordan du vil møte kundens forventninger og hvorfor du er den beste til å gjøre det. Ved å skrive et anbud, kan du finpusse på dine mål, styrker og svakheter og øke profilen din med kunden din.
Informasjonen som kreves
Et anbudsdokument adresserer flere forventninger fra en potensiell kunde, som begynner med formålet med budet ditt. Du må stave ut legitimasjonene dine, og beskrive tidligere erfaring. En case-studie av vellykket arbeid utført for en annen klient har en tendens til å være overbevisende. Forklar hvordan du skal levere tjenesten eller produktet, forklare bedriftens prosesser, samt de menneskelige og tekniske ressursene som kreves for utførelse. Gi en tidslinje for leveranser og beskriv hvordan prosjektet skal håndteres. Identifiser risikoer eller potensielle problemer som kan forsinke eller hindre gjennomføringen. Beskriv prisstrukturen din så vel som etterbehandling. Potensielle kunder vil også vite om lagets ferdigheter og erfaring. Til slutt skal du skrive et følgebrev som oppsummerer punktet på anbudet og strukturen.
Et teamrespons
Når du vet hva som forventes i et anbud, organisere et lag for å ta opp sine ulike seksjoner og administrere skriveprosessen. På en måte skriver du en kondensert forretningsplan for et bestemt produkt eller en tjeneste. Finn ut hvem som er ansvarlig for å undersøke og samle informasjonen som kreves. Noen kan trenge å koordinere de ulike materialene som vil hjelpe deg eller en forfatter komponere anbudsdokumentet. Hvis noe om anbudet er uklart, telefon eller møt kunden og still spørsmål. Generelt vil klienter bare ha noe annet enn å bidra med ideer til din prosess for å svare på deres behov.
Planlegg og skriv til å vinne
Kunnskap om måter du kan skille deg fra konkurrenter kan hjelpe deg med å skrive et vinnende anbudsdokument. Brainstorm nye ideer for å takle en potensiell kundes bekymringer om produktene og tjenestene du gir. Hvis han har en bekymring for vedlikehold av et produkt, finn en løsning som adresserer den bekymringen. Vanligvis vil kunder ha verdi for pengene sine, så prissetting er ikke den eneste avgjørelsen av hvem som går bort med virksomheten. Finn ut hva du kan tilby at konkurrentene dine ikke kan, for eksempel en forbedring i service, reduserte risikoer, større pålitelighet eller bedre kvalitet. I tillegg til å takle hva kunden ønsker, bidra med en nyttig ide.
Sammensetningstips
Et dårlig skrevet og presentert dokument kan motvirke selv det beste anbudet. Hold dokumentet forretningsmessig, bruk korte, korte ord og setninger. Bullet poeng og overskrifter kan bidra til å segmentere dokumentet. Kontroller at alle elementene i dokumentet, for eksempel gjenopptak av lagmedlemmer, er standardisert. Skriften skal være jevn gjennom hele anbudet. Har en redaktør gjennomgang og revidere dokumentet, og ta deretter inn en korrekturleser for å bekjempe typoer og utelatelser. Ta med innholdsfortegnelse slik at leseren kan bla gjennom dokumentet og enkelt finne bestemte deler.
