En forhåndsgodkjent betalingsplan, ellers kjent som en PAPP, gir bekvemmelighet til kundene dine samt din faktureringsavdeling. Ved å autorisere firmaet ditt til å overføre et spesifisert beløp fra en kontroll- eller sparekonto på en forutbestemt dato, trenger kundene ikke å håndtere bryet med å foreta periodiske betalinger. På samme måte frigjør arrangementet din faktureringsavdeling fra å utstede fakturaer og noen betalingsbehandling. Fordi du trenger skriftlig autorisasjon for å få tilgang til en konto hos en annen kunde, må du sikre tilgangen til kontoen skriftlig ved hjelp av et PAPP-skjema.
Samle grunnleggende kundeinformasjon. Formater seksjoner på skjemaet for kundene å skrive inn navn, firma telefonnummer og faktureringsadresse på PAPP-skjemaet. Inkluder et felt for alle deler av kundeinformasjon som din faktureringsavdeling opprettholder for hver kunde.
Samle inn informasjon på sjekkkontoen der kunden tillater betaling. Samle hjemmebankens navn og adresse, rutens nummer - det første ni sifrede nummeret i nederste venstre hjørne av en sjekk - og bankkontonummeret - serienummer som følger rutingsnummeret. Banker utarbeider egne kontonummeringssystemer, slik at de kan være lengre.
Samle en ugyldig sjekk fra kunden for å bekrefte sjekkkontoinformasjonen.
Gi en skriftlig erklæring som tillater din bedrift å foreta uttak fra den angitte kontoen etter behov. Hvis faktureringsdatoen og beløpet fakturert forblir konstant, må du legge ut blanketter for kunden eller faktureringsbureauet for å fullføre. En prøveoppgave ville lese, "Jeg godkjenner herved (firmanavn) å debet min konto for $ ** _ på** _ av hver måned. Jeg bekrefter at jeg har fullmakt til å godkjenne debet fra kontoen som er oppført ovenfor, og godta vilkårene i denne avtalen."
Gi kunden mulighet til å signere og oppgi uttalelsen for å godkjenne kontoen din.
Inkluder vilkår og betingelser du måtte trenge i en "Vilkår og betingelser" -seksjon. Disse elementene kan inneholde bestemmelser som krever at kunden tar ansvar for eventuelle returnerte eller nektede avgifter og gir melding om endring av kontoopplysninger en uke før faktureringsdatoen, samt disposisjonsbestemmelser for firmaet eller kunden om å avbryte avtalen med skriftlig varsel.
Advarsel
Mens du bør opprettholde den opprinnelige kopien av PAPP-avtalen, bør den holdes på et sikkert sted for å holde kundenes økonomiske opplysninger trygg fra de uten tillatelse til å bruke den.
