Hvis du planlegger å starte en bedrift, må du tenke på å etablere et kontor hvor du kan planlegge og administrere virksomheten. Fra datamaskiner til kopimaskiner krever moderne kontorer flere forskjellige typer utstyr, møbler og forsyninger for å fungere effektivt. Kontorutstyr faller inn i noen kategorier, basert på funksjonen på kontoret.
Hva er kontorutstyr?
Begrepet "kontorutstyr" inkluderer enhver langsiktig eiendel som brukes til å utføre administrative eller kontorrelaterte oppgaver. Så, kategorien er veldig bred. Faktisk er det ofte lettere for regnskaps- og skatteformål å vurdere hva som er utelukket fra kontorutstyr. Spesielt er kontorrekvisita og kontormøbler typisk kategorisert og spores separat fra kontorutstyr. Kontorrekvisita inkluderer materialer som du normalt ville forvente å konsumere og erstatte mer regelmessig. Eksempler vil inkludere elementer som brevpapir og annet brevpapir, visittkort og lignende. Skrivebord, bordstoler, gjest eller klient sitteplasser, bord og andre møbler er inkludert i kontormøbler kategorien.
Data utstyr
Moderne kontorer investerer vesentlig i datautstyr fordi de forblir sammenkoblet både internt og til verden, er vanligvis et misjonskritisk behov. De fleste kontorer trenger flere stasjonære og bærbare datamaskiner, samt skrivere for å lage kopier av brev, avtaler og andre dokumenter. Kontorer kan også trenge å slå kopier av dokumenter til digitale filer. Skannere og kabler for å koble enheten til en datamaskin kreves for slike oppgaver. Digitalkameraer, projektorer for presentasjoner og bildeskrivere kan også være påkrevd.
Kommunikasjonsutstyr
Forretningskontorer er avhengige av deres evne til å kommunisere med andre avdelinger eller steder i samme virksomhet, samt andre bedrifter, kunder og leverandører. Telefoner hjelper også med å koble kontormedarbeidere med hverandre internt, noe som bidrar til å øke produktiviteten ved å kutte ned på gangtid for å overføre hurtigmeldinger. Interoffice kommunikasjon bidrar også til å fremme et mer profesjonelt bilde til kontorbesøkere.
Mens faksmaskiner brukes mindre i forretningskontorer enn tidligere, trenger noen bedrifter fortsatt bruk for overføring av hard copy-dokumenter som ikke kan skannes. Dette er mer vanlig funnet i kontorer som håndterer sikre, sensitive eller konfidensielle papirrekorder, som advokatfirmaer og medisinske kontorer.
Hvis et kontor krever en betydelig mengde dokumentforberedelse, spesielt korrespondanse, kan det være forsiktig å investere i dikteringsutstyr for å gjøre det lettere for administrative assistenter å behandle og lage kopi av brev og andre dikterte dokumenter. Annet kommunikasjonsutstyr et forretningskontor kan trenge å inkludere trådløse telefoner, telefonsvarer, Bluetooth-hodetelefoner, mobilenheter eller smarttelefoner, båndopptakere, videoopptak og skjermutstyr og fjernsyn eller skjermmonitorer.
Generell kontorutstyr
Annet utstyr kan også kreves av kontorer. Filskapene er viktige for å opprettholde kopier av dokumenter som må oppbevares i lokalene, enten for oppbevaring eller enkel henvisning. Av samme grunn kan en brannskikkelig safe sikre verdisaker og følsomme originaldokumenter.
Noen deler av utstyret er så allestedsnærværende at nesten alle kontorer trenger dem og regelmessig bruker dem. Kopimaskinen hjelper for eksempel kontorer til å opprette nødvendige duplikater av dokumenter som virksomheten må skape for partnere og kunder, for eksempel korrespondanse og avtaler eller kontrakter. Papirkverner er også nødvendige for å kunne kassere sensitiv, proprietær eller annen fortrolig informasjon på en sikker måte.
Kontorer kan også trenge annet generelt utstyr som portmåler til å behandle utgående post, en etikettmaker for lagringsbehov og whiteboards for planlegging og strategisamlinger.
