Hvis du er en lidenskapelig ansatt, og du oppdager at noen av prosedyrene i arbeidet ditt kan forbedres, kan du vurdere å skrive et forslag om å innføre nye prosedyrer. Denne typen forslagspost (eller e-post) kan klassifiseres som et internt forslag. Skrive interne forslag er litt annerledes enn å skrive eksterne forslag. Fordi du skriver til personer som arbeider i samme organisasjon som du gjør, kan du bruke ditt interne jargong og være mindre følsomme for bruk av konfidensiell informasjon.
Lag en plan for forslaget ditt. Bestem publikum til hvem du vil adressere forslaget. Hvis du vil at organisasjonen skal introdusere et nytt regnskapssystem, for eksempel, ta kontakt med regnskapsavdelingen, kanskje regnskapsførerens kontor. Også bestemme formålet med forslaget ditt - implementeringen av et bestemt regnskapssystem, for eksempel. I tillegg legger du deg selv i skoene til leserne. Dette vil gi deg bedre forståelse for hvordan du kan overbevise publikum om at forslaget ditt bør aksepteres.
Begynn å skrive forslaget. I begynnelsen oppgir du tydelig og tydelig formålet med brevet. For eksempel kan du skrive, "Jeg skriver dette brevet for å spørre regnskapsavdelingen å vurdere å implementere ABC regnskapssystemet."
Beskriv dagens prosedyrer i organisasjonen. Vis eventuelle ineffektiviteter i de gjeldende prosedyrene. For eksempel kan det nåværende regnskapssystemet være for tidkrevende å operere. I tillegg kan det føre til dyre feil.
Gi en kort beskrivelse av de nye prosedyrene. Beskriv hvordan de ville være forskjellige fra de gamle. Beskriv først ditt forslag på bare noen få setninger. Etter det, gi så mye detalj som det kan være nødvendig. Men hold forslaget brev kort og konsistent.
Gi argumentene som støtter implementeringen av de foreslåtte nye prosedyrene. Beskriv klart fordelene som de nye prosedyrene kan bringe til organisasjonen. Mulige fordeler kan inkludere høyere produktivitet, bedre kvalitet på produserte varer eller tjenester, større besparelser i råvarer og forbedret ansattes moral.
Sikkerhetskopier forslaget ditt med eventuelle dokumenter, hvis det er aktuelt. For eksempel kan nye prosedyrer blitt testet andre steder i organisasjonen eller i din bransje. Merk alle støttedokumenter tydelig og angi hva de betyr i teksten til forslaget.
Gi detaljer om hvordan de foreslåtte prosedyrene kan implementeres i din organisasjon. Hvis du foreslår å introdusere et nytt regnskapssystem, kan implementeringen gjøres i etapper. For en stund kunne de nye og de gamle systemene opereres samtidig. Etter at det nye systemet er testet, kan det gamle systemet fases ut.
Få noen andre til å lese forslaget brev før du sender det. Be om kritikk. Diskuter forslaget og identifiser poengene der det kan forbedres. Endre noen setninger i forslaget for å gjøre det mer overbevisende.
Send inn forslaget ditt.
Tips
-
Bruk enkelt språk. Hvis du trenger å bruke visse betingelser, gi sine definisjoner, med mindre du er sikker på at personen som leser forslaget er kjent med dem. Også gi preferanse til korte setninger som er klare og til poenget.
