Moderne virksomheter kan segmentere meldinger for å målrette små kundegrupper eller umiddelbart levere nyheter til store, spredte arbeidsstyrker. Disse mulighetene har imidlertid ikke gjort forretningskommunikasjon noe mindre utfordrende enn før. Selv om organisasjoner raskt lærer konsekvensene av å ikke kommunisere til kunder og utenfor interessenter effektivt, ineffektiv intern kommunikasjon kan være vanskeligere å få øye på til det er for sent.
Preferanseproblemer
Ansatte kan få det vanskelig å forene sine kommunikasjonspreferanser med de som er medarbeidere. En eldre arbeidstaker foretrekker kanskje å kommunisere via telefon, for eksempel, mens hans yngre kollega stoler på elektronisk kommunikasjon. Hvis den yngre arbeideren reagerer på en telefonsvarermelding via en e-post i stedet for å returnere anropet, kan den eldre arbeideren føle seg disrespected, Det er best å bruke metoden som motparten din foretrekker. Hvis din kontakt i IT alltid reagerer på e-postene dine raskt, men det tar lang tid å returnere en telefonsamtale, er det mer effektivt å overføre spørsmålene dine elektronisk.
Kommuniserer dårlige nyheter
Å si sjefen din at du nettopp har mistet en nøkkelkonto, er ikke lett for de fleste. Det er heller ikke lett å videresende nyheten til en langtidsselger at du bytter virksomheten din til konkurrenten. Robert Bies, professor ved Georgetowns McDonough School of Business, bemerker at dette ofte fører til at folk forsinker å fortelle den andre parten om de dårlige nyhetene.
I stedet foreslår Bies en flertallet kommunikasjonsstrategi for å overvinne disse utfordringene. Forbered interessenter for de dårlige nyhetene på forhånd. Lever nyhetene raskt og ærlig, og mildgjør det med mulige løsninger og noe tydelig sølvfôr. Du kan for eksempel si at du har flere potensielle kunder for å erstatte den tapte virksomheten som vil kreve mindre reise for salgsstyrken din
Tips
-
Noen ansatte kan føle seg ukomfortabel og kommuniserer ærlig med sine sjefer på grunn av deres posisjon i selskapet eller deres bakgrunn. Spesielt kvinner kan kjempe med dette, ifølge lingvistekspert Deborah Tannen.
For mye - eller ikke nok
Hvor mye informasjon som skal formidles til ansatte og utenfor interessenter er en konstant utfordring for ledere. Skummelt nyheter, som en omorganisering, kan føre til sterke reaksjoner hvis det tilsynelatende kommer ut av det blå. Å varsle personer i en-til-en eller mindre møter kan la en leder vite hvem som sannsynligvis vil motsette seg nyheten, og hva deres grunner er.
På den annen side kan en leder også gi for mye informasjon hvis konklusjonen til meldingen er uklar eller åpen. Kunngjør de avgangene kan kommer i nær fremtid, for eksempel, fører til angst og kan føre til at nøkkelpersonell forsøker å ta andre jobber. Det kan også redusere kontorproduktivitet dersom ansatte tilbringer tiden på å skvaller og jobber med sine CVer.
Uformelle kommunikasjoner kan vise seg å være kostbare
I motsetning til chatter på arbeidsplassen, gir elektronisk kommunikasjon en skriftlig oversikt over hva som skjedde. En rask e-post kan samle en samtale og gi en verdifull bekreftelse dersom det er spørsmål senere. Derimot, opprettholde registreringer av e-posttrafikk, chat programvare og andre uformelle elektroniske arbeidsplasssamtaler kan være en hodepine for de i IT - for ikke å nevne juridisk team. Tilsynelatende offhand samtaler kan vise seg kostbare. Den amerikanske justisdepartementet brukte for eksempel chatromkommentarer for å bidra til å gjøre sin valutahandling mot store banker som UBS, Citigroup og J.P. Morgan Chase.
Prosjektledelse
En rapport fra Project Management i 2013 viste at for hver milliard dollar brukt på prosjekter, er $ 75 millioner risikabelt utelukkende som følge av ineffektiv kommunikasjon. Det kan forekomme hull når ikke alle interessenter har samme forståelse av fordelene til prosjektet, eller når språket som brukes til å levere meldinger, er uklart. PMI foreslår deg Skreddersy din kommunikasjon for å møte behovene til hver interessentgruppe. Et prosjektforslag om å omforme et nettsted, for eksempel, kan fokusere på fordelene på høyt nivå når du møter ledende bedriftsledere. Det vil bruke mer teknisk språk og spesifikke data når den presenteres for de som skal utføre arbeidet.
