Fortrolighet er ytterst viktig for organisasjoner som det gjelder konkurranse, markedsføringsstrategier og medarbeiderinformasjon. Når informasjon enkelt oppnås, etterlater det et selskap sårbart for ansvar og rettssaker, samt muligens å ta bort konkurransemessige fordeler. Det er organisasjonens ansvar å ta skritt for å hindre at ansatte bryter konfidensialiteten.
På leietidspunktet, vanligvis under den nye leieretningen, må du sørge for at ansatte er godt klar over organisasjonens forventninger om at konfidensialitet ikke brytes. Forklar konsekvensene, for eksempel hvis og når det oppdages at en ansatt bryter med konfidensialitet, vil han bli gjenstand for disiplin og kan muligens slippes ut.
Sørg for at ansatte som håndterer fortrolige poster og informasjon, blir informert og opplært om hvordan man sikrer informasjonen. Gjør det et krav at datamaskiner har skjermsparere med passord og viktige poster eller dokumenter er begrenset til et område som kan låses og sikres. Også kreve at hver ansatt har sitt eget konfidensielle passord, som ikke kan gis til noen andre enn sin veileder.
Opprett en konfidensialitetspolicy og få ansatte til å skrive ut at de anerkjenner, har lest og forstått politikken. Denne policyen kan brukes som begrunnelse for straff hvis selskapets fortrolighetsregler brytes.
I tillegg til konfidensialitetspolitikken, må ansatte som er ansvarlige for markedsføringsstrategier, oppfinnelser og annen viktig informasjon være pålagt å inngå konkurransekontrakter.
Vær selektiv når og hvilken type viktig konfidensiell informasjon som blir formidlet og til hvem den blir formidlet til. Lag en liste over hvor viktige konfidensielle poster som er lagret, og hvem skal være ansvarlig for dem. Hold også en liste over hvem som kan se hvilken informasjon og når de kan få tilgang til det.
Tips
-
I forbindelse med intervjuer, spør potensielle ansatte for å forklare hvilke typer konfidensiell informasjon de har hatt ansvar for tidligere og hvor kjent de er med konfidensialitetspolitikk.
Advarsel
Ikke la sladder og chatty ansatte være ansvarlige for å holde konfidensiell informasjon og opptegnelser.
